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ウソはいかんよウソは!!(議事録の書き方)

20180315 赤ウソくん:
ウソはいかんよ!ウソは。、、、呆れて空いた口がふさがらない、、、え? ボク?僕は赤ウソだよ。

By 写真出典 Wikiのウソの項 撮影Mark Medcalf

世の中で「議事録」と言ったときに、意外とコンセンサスがとれていない。ISOでも形式的に「項目」を設定していますが、無風凧からみれば「かなり甘いな」と思うわけです。以前にも書きかけてやめたのですが(コチラ 参照)、少し書いてみたいと思います。財務省の皆さん、国会議員の皆さん、、、いや、全人類に対しての発信です。

■議事録の必須項目:
タイトル(会議名称)、参加者(出席者)、日時、場所、決定事項(時期・条件・施行者、、、などを含む)、文責、配布先・守秘度、承認、+ 議事メモ(会話記録)

議事録は、上記の内容が書かれているものだとまず認識してください。世の中の大半の「議事録」は、会話記録に終始している感がありますが、これだけでは議事録ではありません。

まず、タイトル(会議名称)、参加者(出席者)、日時、場所。これは機械的に記入できますね。そして、その会議での決定事項を記述します。これは、サマリー的な意味があります。この決定事項は、大概の場合、何をするか、いつまでにするか、誰が行うか、、、などの5W1Hが付随します。また、前提条件が付く場合もあります。どのような書き方が良いかは工夫次第ですが、決定事項が判り易く記述されている必要があります。

その上で、議事録作成者の文責は必須です。

配布先・守秘度は、期限が付き場合もあります。それを加えた意味での「配布先。守秘度」を記述する必要があります。そして、承認です。承認は、基本は参加者(発言者)全員もらう必要があります。というのも、「議事録」は証拠能力を持ちます。ですから、「言った言わない」論争が起き内容にするために、全員の承認印が必要になるわけです。

さて。最後にある「議事メモ(会話記録)」。財務省的には手控え、の部分かもしれませんが、これに「証拠能力」を持たせたかったら、議事録に堂々と載せて、億べきです。ただし、この会話記録の部分は随分大量になる可能性がありますし、音声データで代用できる時代が来るでしょう、、、これも含めて、会話記録です。

今日は概略、を述べました。筆足らずの部分はあるかと思いますが、このような議事録をきちんと書ける社会人、無風凧は過去に数名しか知りません。そして、、、会話記録型の議事録を発行している組織では、後々、決裁の段階で差し戻し、などの問題が起きますが、きちんと議事録を書いている企業は、社内決裁などもスムーズで、後々に問題になることがありません。

皆様の組織が発行する議事録、いかがですか?

追伸:
「承認の段階」、については、またいつか、改めて書きたいと思います。

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