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「面会記録(議事録)」の問題。

加計問題で、また新たな”事実”が報道されています。それは、「日本獣医師会と山本地方創生相の会議において、加計学園決定の2か月前に、すでに決定していたかのように発言した」という面会記録(以下では議事録)が公表されたということです。この議事録、日本獣医師会側の議事録です。

これに対して、山本大臣側は、真向から反対しています。曰く、「四国で決まっているという発言はまったくしていない」

この話、ワイドショーなどで見ている分には面白いのですが(コミックや三文小説よりは面白い)、現実的には大きな問題が3つあります。

一つは、議事録の「中立性客観性問題」。二つ目は、「訂正問題」。そして、もう一つは「後追い議事録問題」です。ひとつづつ考えてみましょう。

今回の議事録は、発言の音声文字起こしの用意思えます。録音していて、それを文章化したものと思われます、、、が、本当に一から百まで、発言が書かれいるのか、という課題があります。何らかの取捨選択があり、削除された文言がある可能性もあります。また、獣医師会側は書いたとすれば、余りに常識的な内容なので文章化しなかった、という部分があるかもしれません。そのように考えると、すべての議事録は、その中立性と客観性を担保しなくてはなりません。

また、発言録の場合、「訂正問題」というのも存在します。分かりやすい例を挙げます。無風凧は昔、大学での講義で、ソフトバンクのビルゲイツ社長が、と言った記録が残っています。勿論、マイクロソフトのビルゲイツ社長が正しく、自分でも「マイクロソフトのびいるゲイツ社長」と話したつもりでいました。しかし、、、熱心な学生が講義を録音していて、あとから聞かせてもらって顔色変わりました。その後、何度か自分の講義を録音して聞き返してみましたが、とるに足らないようなミスを入れれば、言い間違いは相当あります。勿論、ケアレスミスで真意ではありません。その場で指摘してくれれば、即座に訂正以外の何物でもないものです。発言者の発言意図とは関係なく議事録にも同様のミス発言が残ってしまう可能性があります。

最後に、議事録、と言えば、皆さんが上記二点が担保され、中立で絶対の証拠だ、と思っていることです。後追いで、「議事録だけデッチアゲル」ことなんて、非常に簡単だ、ということができます。実際、とある企業から送られてきた議事録に、「会議中に議論できなかった内容ですが、付け加えさせていただきます」として、了承はおろか聞いても無かった内容が、「承認」されたことになっていて、脊髄反応したこともあります。いえいえ、まったく無かった会議を「さもあったかのように」議事録作ることなど、朝飯前、それがすべて客観的証拠、ということになれば、議事録さえあればなんでもできる社会、になってしまいます。

このような問題をすべてクリアすることが、「本当の議事録」には求められます。発言者の修正・訂正方法や、配布先の管理、文責など、いくつかのお作法をこなす必要があります。

今回の獣医師会問題について考えると。議事録を発行する時点で、山本大臣側に「承認印」の一つでも貰っておくべきでした。もしくは、少なくとも、議事録を山本大臣に送付して置くべきだったと思います

今回は国会レベルの議事録の話ですが、、、本当は、小学校のクラス会レベルでもきちんと作成するべきものなのかもしれません。その意味では、義務教育に「議事録作成」という授業があってもよいかもしれない、と思いますし、大学の一般教養や、就活セミナーの一つに、「議事録作成」があって、しかるべきだと主張します。

これを読んで、青くなった経営者の皆さま、議事録作成の極意が知りたければ、是非、無風凧までご一報ください。いつでもコンサルティングさせて戴きます。

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