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デジタル時代の「正本」とは(ISO27001 視点、、、2)

防衛省vs稲田大臣。「言った」「言わない」の問題よりも、もっと大切なことがあります。それは文書管理の問題。「破棄したハズのものがあった」などというのは、文書管理がきちんとできていない証拠。これを見て、「自分の会社の文書管理は大丈夫だろうか?」と背筋が寒くなった経営者の方も多いのではないでしょうか?今日は、デジタル時代の「文書管理」について書いてみたいと思います。

ISO27000(通称ISMS)視点で見れば、初歩の初歩、、、という感じもしましすが、実際考えてみるとそれほど簡単ではない。紙の時代のは、出来上がった資料に関しては「①正本」が「②しかるべき場所」にあり、「③管理者」と「④複製の管理(許可)」をすればよかった。今回のスーダン日報も、以前の加計学園の内部文書も、基本的には「正本」の存在の有無がそのまま「存在するかしないか」の答えでした。

しかし、現代ではそれではすみません。デジタル時代になり、大きく2つの点で紙の時代と異なります。 1つ目は、防衛省問題でもわかるように、コピーが、正本のように扱われるのです。2つ目、文書作成者のパソコンの中に、原稿の形で残っていて、それがあたかも正本のように扱われるのです。

メールに添付する文書、送り先のCCにメールアドレスを加えるだけで、簡単にコピーが作れます。だから、誰に、 何時、どの文書の、どのバージョンを送ったか、これを完全に管理する必要が生じます。これは言うはやすし行うは難し、の代表では無いでしょうか。しかも、受け取った人が、パソコンの中のどこに保管しているのか、他の人に転送しているかいないか、などは管理のしようもありません。にもかかわらず、コピーされたその全てが、正本として扱われます。これをいかに統制していくか、は防衛省の問題だけではなく、デジタル時代のすべての組織の文書管理の根幹にかかわる課題です。

同様に、下書きなど完成前の文書の管理問題も生じます。特に、大きな文書になると複数の方が作成にかかわります。自分が担当していない部分の原稿を、意図していないけれども保管している、という事例も今後増えてくるでしょう。この下書。これも、世論的には正本と同じ扱いになっていることを忘れてはいけません。

今回は、課題の指摘だけで終わりますが、デジタル時代の文書管理、とくに「正本とは何か」は、もっと深く考察していきたいと思います。

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