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予算の計算方法(東京オリンピックの2兆円不足はなぜ起きたか)

東京オリンピックの予算が2兆円不足、というニュースを目にしました(コチラ など参照)。もともと5000億円位の予算だったと思いますから、2兆円ということになれば、「不足」という言葉では片付けられないくらいの大問題です。

オリンピックのような大きなプロジェクトではなく、私たちが日ごろ扱うようなプロジェクトでも予算不足、は良く起きます。コンサルの方をはじめ、色々な方が予算の組み方を指南してくれていますが、、、やはり不足市て住まう例が多い。しかも、無風凧の目でみると、その理由はほぼ下記の3つに集約されます。

1.そのプロジェクトの「終了」の時点を読み間違えていること(終了までの総額を予算化していないこと)。
2.要求仕様(発注側)と設計仕様(受注側)で、同じ言葉でも意味するものがちがうこと。
3.単一の積み上げ式で予算化するのでオーダーずれが生じること。

オリンピックだと複雑なので、プリンターを購入することで例示しましょう。ここでは、とりあえず、一番コストパフォーマンスが良いものを買うことを目標とします。皆さんは、プリンターを買うときに、どういう比較をしますか?

プリンターの購入価格、のみではなく、一枚当たりのインク代(いわゆるランニングコスト)くらいは比較するでしょう。でも、「何年間使うつもり」で「その間に何枚印刷するか」で総額を比べる方は少ないのではないでしょうか? でもいらっしゃるかもしれませんね。その期間に「故障する可能性」と「修理費」まで計上する方、いらっしゃりますか?最後に、廃棄費用まで、、、

上記は1の例です。加えて、2は大変です。プリンターで分かりやすい例として、「両面印刷できる」という機能で説明します。大企業の所謂オフィス用プリンターになれている方は、ご家庭用プリンターで「両面印刷可能」と書いてあれば、「自動で全部やってくれるもの」と思うかもしれませんが、実際は、「奇数(偶数)ページだけを印刷する機能」をもっているだけの場合も多い。この場合は、印刷トレイに紙を入れなおさなくてはならない、、、などの課題が生じて、少なくとも「自動で全部やってくれるもの」は、「奇数ページだけ」のものより高価になります。最初の見積もり時点で「奇数ページだけの物」があることを知らずにその価格で予算かしていると、「全部やってくれるもの」を購入するときにとても高価になってしまいます(言葉の解釈で、要求仕様が変わってしまっていますから)。競技場の椅子も、木製かプラスチックか、、、同じように、「椅子」だけで見積もっていたから、あとから大きくずれました。要注意事項の一つです。そしてこれは、「相見積もり」するときにも充分注意する必要があります。

計算手法を複数にすること、、、プリンターではちょっと適当な例になりませんが、、、一枚当たりの印刷コストを計算する事と、スペアインク+紙を買う価格 は、同一期間では同じになるはずですけど、本当に同一かをチェックすること、です。

判り難かったかもしれませんが、この程度の内容を気にしていれば、予算は大きくずれることは無いでしょう。

これでズレルとすれば、「要求仕様が変わる」場合。これは論外です。今回のオリンピック予算に関しては、「要求仕様」が変わったのかもしれません。これは予算化の問題ではなくて、プロジェクトプラニングの課題。いつかまた、日を改めて論じたいと思います。

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