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業務分掌

久しぶりの「経営入門以前」は、業務分掌に関する考察。

まず。業務分掌ってなに、という方のために、、、もっとも簡単に定義すれば、

組織において、個別の部門や役職、または特定の担当者などについて、それぞれの「業務内容」「権限」「責任の範囲」などのこと(Weblio より)

でしょう。つまり、どの組織で何をやるか、だれがどこまで責任をとるか、、、というのを決めていく事が業務分掌です。

ここで陥りやすい間違いその1。

業務の境界は非常に判りにくいものです。複数の部署に関係しそうなものやどこにも関係し無さそうなものがあります。それらを「きちんと分掌」していかなくてはなりません。MECEなどという言葉が頭をよぎりますが(興味のある方は調べてみてください)、まさに、過不足なく分類していなくてはなりません。

その場合、責任と権限と内容が一致していかなくてはなりません。大概の場合、、、これらは不一致です。無風凧がコンサルしたことのある組織で、これが一致しているのは稀有です。

その上で。やはり「人」が管理するのですから、その責任者が「納得」したものでなくてはなりません。よくありがちな「これは言葉の意味からいってもこの部署」みたいなものは、、、ダメです。内容を吟味して、分けていく必要があります。場合によっては、担当者同士で決めたものに「分掌規程が変わる」ことも視野に入れる必要があるでしょう。

2番目に大切なこと。組織に属する業務と個人に属する業務の切り分け。大企業においては、ほとんどの場合、役職や組織に業務が付随します。中小企業以下だと、個人に属する場合が多いでしょう。注意すべきは、「属人の業務が組織に引き継がれる」。これは、大概、不幸な結果を導きます。

今日は勢いで長くなってしまいました。いつか、もう少し噛み砕いて、書きたいと思います。

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